X بستن تبلیغات
X بستن تبلیغات
header
متن مورد نظر

نظام پیشنهادها

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

مقدمه :

از نگاه جامعه شناسی نو جهان امروز علیرغم پیچیدگی ها و گستردگی آن در تمام ابعاد ، دائماً در حال توسعه بوده ، یعنی لحظه به لحظه به نظم نوین خود نزدیک تر می‌شود  . نظمی که درآن قواعد بازی گسترش یافته و جهانی می شوند . از این رو اقتصاد نوین نیز از این قاعده مستثنا نبوده و با همه پیچیدگی هایی که در خود دارد ، در حال جهانی شدن است . در اقتصاد از منظری دیگر جهانی شدن یعنی رقابت در سطح جهانی و به زبان ساده تر ،‌رقابتی نفس گیر و تنگاتنگ با رقیبانی بمراتب سختتر و دشوارتر . حال سوالی که در این جا مطرح می شود آن است که حال چگونه می‌توان در این رقابت همگانی برنده شدیا بهتر بگوئیم بازنده نشد ؟

مقدمه :

از نگاه جامعه شناسی نو جهان امروز علیرغم پیچیدگی ها و گستردگی آن در تمام ابعاد ، دائماً در حال توسعه بوده ، یعنی لحظه به لحظه به نظم نوین خود نزدیک تر می‌شود  . نظمی که درآن قواعد بازی گسترش یافته و جهانی می شوند . از این رو اقتصاد نوین نیز از این قاعده مستثنا نبوده و با همه پیچیدگی هایی که در خود دارد ، در حال جهانی شدن است . در اقتصاد از منظری دیگر جهانی شدن یعنی رقابت در سطح جهانی و به زبان ساده تر ،‌رقابتی نفس گیر و تنگاتنگ با رقیبانی بمراتب سختتر و دشوارتر . حال سوالی که در این جا مطرح می شود آن است که حال چگونه می‌توان در این رقابت همگانی برنده شدیا بهتر بگوئیم بازنده نشد ؟

واضح است که سرمایه و نیروی انسانی ماهر از شرایط اولیه ایجاد یک مجموعه تولیدی عرضه است ولی آن چیزی که این مجموعه را در سطح جهانی باقی نگاه می‌دارد مدیریت یا سیستم تفکر اداره این مجموعه است .

حال با ذکر اهمیت مدیریت ، به تکنیکها و روشهای خاص مدیریت جهانی نیز پرداخته خواهد شد . یکی از مهمترین وشاخص ترین این علوم ، ایجاد یک نظام فراگیر پیشنهادهاست .

 

نظام پیشنهادها :

همانطور که قبلآً نیز ذکر شده مدیریت کنونی تلاش می کند تا میزان بهره وری در مجموعه مدیریتی خود را بالا ببرد که این امر مستلزم بهبود مستمر فعالیتها و حذف اتلافها از مجموعه کاری است . ایجاد بهره وری سبب کاهش هزینه شده در عین حالی که کیفیت محصولات را نیز ارتقاء می بخشد . سلامت کارکنان در محیط کار نیز از دیگر اهداف مدیریت است . نظام پیشنهادها ضمن ایجاد بهره وری ، فرصتی را پدید می آورد تا از تجارب و افکار سایر اعضای این مجموعه نیز به نحو مطلوبی استفاده شود یعنی بهره گیری از نیروی انسانی بعنوان نیروی فکری که خلاقیت و نوآوری ثمره طبیعی آن خواهد بود . تعلیم نیروی انسانی به فعالیت گروهی و تقویت آن از دیگر نتایج ثبت نظام پیشنهادها می باشد . وقتی که نیروی انسانی فعال مجموعه بداند که با او تنها بعنوان یک ماشین و یا ابزار کاری برخورد نمی شود و اینکه خود او نیز می تواند با تلاش بیشتر خود سبب بهبود وضعیت محیط کار خود و در نهایت خود شود ، همگی موجب آن می شود که فرد انگیزه بیشتری جهت فعالیت پیدا کرده و فکر و اندیشه او در جهت رشد سازمان و مجموعه شکوفا شود . با این توصیفات ایجاد یک نظام فراگیر پیشنهادها که سبب ایجاد و تقویت و تعامل ارتباطات میان بخشها و سطوح مختلف یک مجموعه سازمانی می شود‌. ضروری می نماید .

سوال : یک نظام پیشنهادی چگونه طرح می شود و اصولاً پیشنهاد چگونه ساز و کاری است ؟

پیشنهاد در ادبیات عامه یعنی ارائه یک راه حل در برابر یک مساله به فرد یا افرادی دیگر ، بطوری که آن فرد یا افراد می توانند بطور آزادانه آن را بپذیرند یا رد کنند . پیشنهاد در نظام مدیریتی یعنی ارائه یک راهکار و طرح و یا ایده نو از سوی اعضای غیرمدیریتی در جهت اهداف گوناگونی به مسئول اداره کننده آن مجموعه کاری . این پیشنهاد ها می توانند در راستای بهبود کیفیت و یا افزایش راندمان و تمامی اهدافی که در بخش قبل در مورد آنها بحث شد باشد .پس ارائه این پیشنهاد می تواند از سوی هر یک از اعضای یک مجموعه باشد و هیچ تفاوتی میان اعضا از این جهت وجود ندارد . همانطور که حتی یک دربان ساده در یک اداره نیز می تواند همچون سرپرست یک بخش مهم در جهت بهبود وضعیت امنیتی اداره پیشنهاد و نظر بدهد . ولی آنچیزی که در اینجا مطرح است آن است که :

چگونه می توان این پیشنهادها را به بخش مدیریتی و مسئول انتقال داد و آیا همه پیشنهادها در یک سطح هستند و همگی از نظر ارزش و اهمیت با هم برابرند؟

در پاسخ باید گفت که درست است که همه افراد در ارائه پیشنهاد آزادند ولی ارزش همه پیشنهادها یکسان نیست و به همین منظور باید نظم خاصی برای دریافت ، ارزشیابی و انتقال آنها تدوین شود . از این رو لازم است که با مفاهیم و سازو کار نظام پیشنهادها آشنا شویم .

هر نظام پیشنهادی باید دارای کمیته عالی راهبری بهره وری باریاست مدیرعامل باشد .

این کمیته می تواند متشکل از معاونین مالی ، تضمین کیفیت ، تولید ، برنامه ریزی و مدیریتهای حراست ، مرکز مطالعات استراتژیک ، ارتباطات ، آموزش و رئیس اداره توسعه بهره وری باشد . این مجموعه جهت ایجاد و پیش بینی یک استراتژی و راهبرد و خط مشی گردآوری می شود . بطور حتم مکانیزمهای متنوع و بسیاری برای بالا بردن بهره وری وجود دارد ولی امکان اجرای آنها در یک زمان وجود ندارد و از این رو اولویت بندی آنها بسیار حائز اهمیت است و این وظیفه بر عهده این کمیته می‌باشد. از طرفی پیاده کردن هر یک از این مکانیزمها با کاستی ها و نواقصی همراه است که عیب یابی و تحلیل اجرایی هر یک از این پروژه ها نیز بر عهده این کمیته می‌باشد . همانطور که گفته شد با بالا بردن انگیزه و جهت دادن به آن در مجموعه کارکنان بعنوان نیروی انسانی فعال یکی از عوامل مهم و انکارناپذیر در افزایش راندمان است . این کمیته تلاش می کند تا با تعیین نظامها انگیزشی متناسب دوام و قوام نظام سازمان را حفظ کند .

– حال با مشخص شدن خط مشی و هدف سازمان می توان نظام پیشنهادها را در مجموعه پیاده کرد . نظام پیشنهادات عبارتست از سیستمی به منظور جمع آوری پیشنهادات و بررسی و طبقه بندی آنها ، ارزش یابی و تعیین پاداش و نیز پیگیری تمام آنها تا اجرای کامل هر یک از موارد و موضوعات و نیز برنامه ریزی جهت اقدامات لازم و نیز توسعه مشارکت کارکنان در چارچوب قوانین و ضوابط سازمانی یا شرکت مربوطه . حال ممکن است این پیشنهادها بصورت فردی یا گروهی ارائه شوند که هر یک از آنها به نام همان فرد یا گروه پیشنهاد دهنده ثبت می شوند . گاه برخی از این پیشنهادها خارج از دایره نفوذ حوزه کاری و فعالیتهای جاری سازمانی است که در این صورت به آن پیشنهاد مدیریتی اتلاق می شود .

– اما کمیته ای در ذیل کمیته عالی راهبری بهره وری بنام کمیته راهبری نظام پیشنهادها نیز لازم است که وظیفه هدایت‌، ساماندهی و اداره تخصصی نظام پیشنهادها را بر عهده دارد ؛ این کمیته می تواند متشکل از مسئولین بخشهای مختلف یک کارخانه یا کارگاه و یا هر سازمان تولیدی دیگر باشد که ریاست آن را بطور مثال می توان بر عهده معاونت تضمین کیفیت گذاشت . از آنجایی که هر پروژه نیازمند یک برنامه عملیاتی با زمانبندی مشخص است. این کمیته طرحهای شش ماهه یا زمانبندی خود را به کمیته عالی راهبری بهره وری بعنوان هسته مرکزی نظام ارائه می دهد. بطور مسلم اداره چنین تشکیلاتی با این ابعاد مانند هر اداره و سازمانی دارای هزینه بوده که برآورد هزینه های سالیانه آن توسط همین کمیته انجام می شود. این کمیته همچنین در کنار پشتیبانی از نظامهای اجرائی، بر عملکرد هر یک از انها نیز نظارت دارد تا برنامه های مدون کمیته ها به نحو مطلوب در زمان مشخص خود اجرا شوند. ایجاد و نهادینه کردن فرهنگ مشارکت نیازمند آموزش و تعلیم است که آن نیازمند لوازم و احتیاجات است و برآورد و تأئید همه این نیازمندیها بوسیله همین کمیته صورت گرفته و در اختیار کمیته های اجرایی قرار می گیرد. برنامه ریزی و برگزاری نشست های فصلی نظام پیشنهادها نیز بر عهده همین کمیته می باشد.

عمل مثبتی که در جهت اصلاح و رشد سازمان صورت می گیرد نیازمند پاداش است. از طرف دیگر ترغیب اعضا به مشارکت در طرحهای نظام پیشنهادی برای موفقیت آن اجتناب ناپذیر است. این کمیته با برآورد پاداشها و تصمیم گیری در مورد زمان پرداخت آنها به روند پیشرفت برنامه ها کمک می کند و سرانجام تهیه گزارشات فصلی و دوره ای از روند اجرای برنامه ها و عملکرد بخش های مختلف به کمیته عالی راهبردی بهره وری از وظایف مهم این کمیته می باشد.

– حال با تعیین وظایف کمیته های فوق مراحل اخذ پیشنهادات و مطابقت آنها با اهداف سازمانی، تحقق یافته است و اکنون لازم است که این طرحها و ایده ها به اجرا در آیند. این وظیفه بر دوش کمیته ی انجام بنام کمیته اجرایی نظام پیشنهادها است. پیشنهادهایی که توسط پرسنل واحدهای مربوطه ارائه می شود توسط این کمیته جمع آوری شده و به دبیر خانه ارسال می شود تا به ثبت برسند. همچنین پیشنهادها توسط این کمیته مورد بررسی و کارشناسی قرار می گیرد تا تصمیم نهایی در مورد ارسال آنها برای برسیهای بیشتر گرفته شود. ارتباط مشورت با سایر کمیته ها جهت کارشناسی پیشنهادها. این کمیته برای اجرای بهتر برنامه ها به زیر مجموعه هایی در سطح واحدها تقسیم بندی می شود. این کمیته پس از بررسی پیشنهادها، در صورت رد آنها با پیشنهاد دهنده مکاتبه کرده و نسخه ای را جهت ثبت آماری به دبیرخانه ارسال
می کند. در صورت پذیرش پشنهاد آن را با مستندات به دبیرخانه ارسال تا در کمیته راهبردی مورد ارزیابی بیشتر و جامع تری قرار بگیرند.

در همین راستا بسیاری از نقاط ضعف واحد مربوطه مشخص می شود که طی لیستی به دبیرخانه فرستاده شده تا مسئولین مربوطه از آخرین وضعیت واحدها مطلع شوند. بطور حتم آموزش پرسنل با نیازمندیهای خاص خود همراه است که بوسیله این کمیته به سطوح بالاتر انعکاس می یابد. برای انجام چنین فعالیتهایی به نوعی نظم خاص احتیاج است که در سطح واحد وضع می شود و این از دیگر وظایف این کمیته می باشد. این کمیته تلاش می کند تا پیشنهادها بهینه تر شده و ارزش بالاتری را پیدا کنند و در نهایت تهیه گزارشات ماهیانه از عملکرد و فعالیتهای این کمیته و در اختیار قرار دادن آن توسط ارسال به دبیرخانه

– گروههای داوطلبی که برای کارشناسی و برسی پیشنهادها و نیز نظارت بر اجرای آنها از سوی کمیته اجرایی پیشنهادها انتخاب می شوند را تیم های مشارکت گویند.

در حقیقت وظیفه اصلی این گروه ها همان ارزیابی و کارشناسی است که توسط
کمیته ها اجرایی به انها ابلاغ می شود.

– از دیگر ملزومات یک نظام پیشنهادی- لیست شناسنامه مسائل واحدهاست که به منظور اولویت بندی و طرح مسائل و مشکلات آنها و انعکاس آنها به دبیرخانه، نظام اجرایی در دوره های زمانی معین طرح می گردد.

– در کنار تشکیلات ذکر شده بخشهای دیگری نیز بطور همزمان فعالیت می کنند که از آنها می توان به واحدهای اداری، نیمه تولیدی، تولیدی اشاره کرد که در هریک از این بخشها مسائل و مشکلات و یا طرحهای مربوط به آن بخش بررسی و مطالعه و جهت اجرا ابلاغ می شوند. و سرانجام دبیرخانه که وظایف آن بطور ضمنی در میان مطالب گفته شده مشخص شده بطور اجمالی می توان گفت دبیرخانه حکم مرکز ارتباطی میان بخشهای مختلف و بازوهای اجرایی نظام پیشنهادها می باشد و تمام تصمیمات و اقدامها بنوعی خاص در این مرکز ثبت و ضبط می شود.

ارسال نظر