X بستن تبلیغات
X بستن تبلیغات
header
متن مورد نظر

نگاهی به سازمانهای مجازی

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

مقدمه :

فنآوری اطلاعات یکی از پدیدههای مهم قرن بیستم میباشد که زندگی بشر را متحول  ساخته و بسیاری از علوم و موضوعات را تحت تاثیر خود قرار داده است. امروزه استفاده از  تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات به منظور ایجاد ساختارهای مشارکتی از اهمیت قابل توجهی بــرخوردار شده است. سازمانهای مجازی راه متفاوتی برای سازماندهی روابط بین کارکنان، مدیــــران و مشتریان هستند. به کارگیری اطلاعات در دهه ۱۹۸۰ جایگاه خود را در استراتژیهای تجاری به منظور به دست آوردن مزیت رقابتی کوتاه مدت و بلند مدت پیدا کرد.

ارتباطات الکترونیکی پیشرفته این امکان را برای سازمانهای اقتصادی فراهم کرده اند که  عمده مزایای ادغام عمودی را بدون سرمایه گذاری قابل توجه ای بدست آورند.

 

مقدمه :

فنآوری اطلاعات یکی از پدیدههای مهم قرن بیستم میباشد که زندگی بشر را متحول  ساخته و بسیاری از علوم و موضوعات را تحت تاثیر خود قرار داده است. امروزه استفاده از  تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات به منظور ایجاد ساختارهای مشارکتی از اهمیت قابل توجهی بــرخوردار شده است. سازمانهای مجازی راه متفاوتی برای سازماندهی روابط بین کارکنان، مدیــــران و مشتریان هستند. به کارگیری اطلاعات در دهه ۱۹۸۰ جایگاه خود را در استراتژیهای تجاری به منظور به دست آوردن مزیت رقابتی کوتاه مدت و بلند مدت پیدا کرد.

ارتباطات الکترونیکی پیشرفته این امکان را برای سازمانهای اقتصادی فراهم کرده اند که  عمده مزایای ادغام عمودی را بدون سرمایه گذاری قابل توجه ای بدست آورند. در این  صـــورت سازمانها مزیت های ادغام عمودی در بازار را تواماً دارا خواهند بود. به دلیل وجود  تکنولوژی ارتباطات سازمانهای گوناگون می توانند مانند زمانی که بخشی از یک سازمان اقتصادی تــک

مالکیتی هستند با یکدیگر هماهنگ کار کنند و این مساله مزیتی را ایجاد می کند که  تواماً یک شرکت کوچک و یک شرکت بزرگ باشند.

تعریف سازمانهای مجازی :

        · سازمانهای مجازی به صورت موقت برای ترکیب و بکارگیری تواناییهای خاص اعضای آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزایش بهروری و استفاده سریع از فرصتهای  خــاص برای ارائه محصولات یا خدمات خاص می شود و معمولاً بعد مسافت به وسیله تکنولوژی اطلاعات جبران می شود.(۱)

        · براساس تعریف سازمان مجازی عبارت است از مجموعه شرکتهایی که از نظر   قانونی مستقل بوده ولی برای یک منظور خاص با یکدیگر همکاری می کنند و یک فهــم عمومی نسبت به هدف تجاری در آنها وجود دارد. در یک سازمان مجازی، شرکتها از   استعدادها، قابلیتها، منابع و تواناییهای یکدیگر بهره می گیرند. بخش عمده منابعی که یک ســــازمان مجازی استفاده می کند اطلاعات است. سازمانهای مجازی در طی زمان شکل گرفته، تغییر کرده و منحل می شوند.(۲)

از تعاریف متعددی که در مورد سازمانهای مجازی ارائه شده است می توان گفت که :

یک سازمان مجازی مجموعه ای است موقت و شبکه ای از شرکتهایی که از نظر فرهنـگی، جغرافیایی و نوع فعالیتها، متنوع و پراکنده هستند و از تکنولوژی ارتباطات و اطلاعــات به منظور هماهنگی و ایجاد ارتباط با هم استفاده می کنند تا بدین ترتیب از پاسخگویی  بهتری به مشتری و کارآیی بیشتری در هزینه ها برخوردار شوند.

ایجاد سازمانهای مجازی :

یک سازمان مجازی به واسطه دو عامل توسعه داده می شود :

۱ـ همکاری استراتژیک

۲ـ تامین منابع از خارج

یک همکاری استراتژیک زمانی شکل می گیرد که دو شریک تجاری موافقت کنند که  بــا هم مثل یک واحد تجاری به گونه ای تصمیم بگیرند که یک سازمان خارجی انجام فعالیتهــایی را که در داخل شرکت انجام می شده است را بر عهده گیرد.یک واحد تجاری باید بر فعالیتهـایی تمرکز کند و آنها را خود انجام دهد که برای انجام آنها بهترین است و بقیه فعالیتها را بـاید به

(۱)_www.imiorg.com

(۲)_www.sanaaye.com

بیرون از شرکت واگذار کند.

ویژگی سازمانهای مجازی :

سازمانهای مجازی با توجه به خصوصیاتی که دارند باعث بروز تفاوتهایی در درون سازمـان و چه در رابطه با بیرون از آن می شوند که این خصوصیات عبارتند از :

      1.         تغییرات در مورد کارکنان : انتخاب افراد به عنوان اعضای یک تیم به دلیل  قــابلیتهای ویژه آن می باشد بنابراین تخصصهای آنها بسیار مهمتر از موقعیت سازمانی آنها است.

انتخاب کارکنان بیش از سابقه بر اساس اعتماد و مسوولیت پذیری آنهاست. بنابراین مدیران نیازی به کنترل مستقیم افراد ندارند و بدلیل اینکه ارتبـاط به صورت الکترونیــکی انجــام می شود افراد آزادی عمل بیشتری دارند در واقع انعطاف پذیرتر هستند.(۱)

      2.         توسعه مهارتهای کارکنان : همان طور که گفته شد کارکنان کمتر تحت نظر  مستقیـــم مدیران قرار دارند و ار آنجایی که اعضا فقط به صورت الکترونیکی با یکدیگر ارتبــــاط دارند افراد می توانند مسوولیت بیشتری را بر عهده گیرند و تصمیمات بیشتری را  شخـصاً اتخاذ نمایند.(۱)

      3.         تغییرات برای مدیران : در سازمانهای مجازی لازم است که بخشی از قدرت تصمیـــم گیری به کارکنان واگذار شود. مدیران باید قبول کنندکه کارکنان می توانند تصمیم بگیرند. این عوامل باعث دخالت کمتر مدیران در کارها و همچنین سبک مدیریت بر مبنای اعتمـاد می شود.(۱) 

      4.         مشتریان : سازمانهای مجازی در برابر سفارشات مشتریان به خوبی می توانند  پاسخـگو باشند. مشخصاً طراحی محصولات نیازمند تعامل با مشتریان است و این کار نه فقـــط در ابتدای سفارش انجام می شود بلکه به کمک تکنولوژی اطلاعات به راحتی  می توانــد در جریان طراحی انجام شود.

      5.         تامین کنندگان : تامین کنندگان درباره اهداف سازمانهای مجازی اطلاعاتی را  ندارند و در سطح آ”نها نیز کار نمی کنند. تکنولوژی اطلاعات می تواند در ایجاد روابط بهتر، سریع تر و ارزان تر بین تامین کنندگان و سازمان اصلی اثر مهمی داشته باشد. بـه ایــن تـرتیب تامین کنندگان می توانند خدمات بهتری به مشتری خود(سازمانهای مجازی) ارائه دهند. 

با توجه به توضیحاتی که داده شد برای مجازی سازی و مجازی شدن می توان عوامــلی را به

(۱)_www.sanaaye.com

(۲)_www.iust.ac.ir.com

شرح زیر برشمرد :

      1.         افزایش بیش از حد انعطاف پذیری در مشاغل.

      2.         نیاز به تسریع در برابر تغییرات و ارائه محصولات جدید به بازار.

      3.         نیاز به اقتصاد اطلاعات محور که ارزش محتوی فکری یک محصول را بالا می برد.

      4.         کاهش مشاغل ثابت و ترقی شغلی سنتی(پلکانی).

به طورکلی می توان موانع زیر را برای مجازی سازی مطرح کرد :

      1.         نگرش مدیران نسبت به کارکنان و تکنولوژی : امروزه بسیاری از سازمانها هنـوز ساختار کنترل و فرمان راحفظ کرده اند نگرش مدیران نیز براین است که روندکـــــاری منعطف باعث آشفتگی کارکنان می شود و آنها در مواقع لزوم در دسترس نیستند.

      2.         عدم وجود زیرساختهای مناسب سخت افزاری و نرم افزاری : عدم توانایی بـه کارگیری دانش رایانه توسط عموم مردمباعث عدم سرمایه گذاری دولت در این زمینه شده است.

      3.         عدم تمایل افراد به انعطاف پذیری در مشاغل : امروزه اکثر افراد به استخـــدام عـــادت دارند که از درآمد آن شغل بتوانند زندگی خود را سپری کنند این در  حـــالی است  کــــه سازمانها باید به کارکنان خود کمک کنند که خود را برای دنیایی آمـــاده سازند  کــه درآن برای کسی شغل تضمین شده و ثابتی وجود ندارد. پس لازمه این  کار تشویق  کـارکنــان توسط سازمانها برای یادگیری مهارتهای مختلف میباشد.

مزایای سازمانهای مجازی :

        · باعث افزایش بهروری و سود می شود.

        · کاهش هزینه های مربوط به فضاهای اداری به علت افزایش انعطاف پذیری در شغل.

        · افزایش استفاده از فکر و اندیشه افراد سازمان.

        · کاهش هزینه های رفت و آمد افراد.

        · برآورده کردن نیازهای بیشتر مشتری در کمترین زمان ممکن.

        · توجه بیشتر به جنبه های انسانی کارها.

معایب سازمانهای مجازی :

        · کاهش ارتباطات غیررسمی روزانه و در نتیجه کاهش همکاریهای ناشی از آن.

        · فضای کاری فیزیکی نامناسب.

        · رانده شدن کارکنانی که دانش محور نیشتند به حاشیه سازمان.

        · امکان افزایش سطح استرس در بین پرسنل سازمان وجود خواهد داشت.

        · افزایش برخوردها در بین کارمندان اداره مرکزی با کارمندان مجازی.

مدیریت سازمانهای مجازی :

مدیریت سازمانهای مجازی در نهایت پیچیدگی است.سازمانهای مختلفی که درشکل گیری یک سازمان مجازی مشارکت دارندممکن است که دارای اهداف متضادی باشند.آنها بایدبه همدیگر اعتماد کنند و اطلاعات را بین هم تبادل کنند. سازمانهای مجازی باید بسیار پاسخگو بـاشند و منابع را به سفارشات مشتریان مختلف تخصیص دهند.

یکی ازدانشمندان علوم مدیریتی به نام Mowshowitz سبکی ازمدیریت رامعرفی میکندکه هـدف آن ساختار و مدیریت فعالیتهای هدفگرای سازمانهای مجازی است. بنابر نظریه این  دانشمنــد عصاره اصلی سازمانهای مجازی اتصال پویای یک تامین کننده به سایر تامین کنندگان برپــایه فرصتهای متغیربازار می باشد. Mowshowitz معتقد به مدیریت زنجیره عرضه بوده و کار اصـلی مدیریت نوین را تجزیه و تحلیل نیازها و جستجوی تامین کنندگان زنجیره ای آنها است.(۱)

راهکارهایی برای مشکلات مدیریتی این سازمانها :

۱٫         ایجاد فرهنگ مجازی عمل کردن در بین مدیران ارشد سازمان.

۲٫         ایجاد فضای فیزیکی مناسب.

۳٫         افزایش ارتباطات روزانه حضوری و غیر رسمی کارکنان.

۴٫         تاکید بر نقش مهم کارکنان مجازی در سازمان.

۵٫         ایجاد شبکه و میدان کفتگو برای کارکنان مجازی سازمان.

آیا کشور ایران وارد عصر مجازی شده است؟ (۲)

برای توضیح در مورد این که آیا ایران وارد عصر مجازی شده است یا نه ابتدا مقدمه ای را در این رابطه مطرح می کنیم. جهان امروز سه موج یا عصر را پشت سر گذاشته و درحال حـاضر در عصر چهارم به سر می برد. این چهار عصر عبارتند از :

      1.         عصر کشاورزی  Wave:Agricultural Age

      2.         عصر صنعت Wave:Industrial Age           

      3.         عصر اطلاعاتWave:Information Age       

(۱)_www.google.com

(۲)_www.itiran.com,www.iranitc.com

      4.         عصر مجازیWave:Virtual Age                

موج سوم با آمدن رایانه مطرح شد و بخصوص وقتی رایانه های شخصی توانستند در خـدمت مردم قرارگیرند. بکارگیری رایانه و همراه شدن آن با اینترنت تغییرات مهمی در جهان  بـوجود آورد تا آنجا که پیش بینی می شود تا سال ۲۰۰۴ ، ۱۲ میلیــارد کــامپیوتر به اینترنت وصـل خواهند شد.

موج چهارم در حقیقت فرم توسعه یافته اطلاعات و دانش است که دیگر مشکل عمده  بشر در زمینه تامین معاش، تهیه ابزار و دسترسی به دانش و اطلاعات حل شده است و نیاز به تغییـر و تحول بزرگتری در جامعه بوجود آمده است. با شروع موج چهارم، بشر جامعه جدید و نـوینی را آغاز خواهد کرد که اکثر امور در آن جامعه بصورت مجازی خواهند بود، این عصر  جـدید به نام عصر مجازی شناخته خواهد شد. در عصر مجازی بیشتـر امور به صورت  غیـرفیزیـکی قابل انجام خواهد بود.

اما در مورد کشور ایران که هنوز در اواسط موج دوم قرار دارد و موج سوم را هنوز جـذب و درک نکرده است، اطلاع از تغییر جهان به سوی عصر مجازی بسیار با اهمیت می باشد.

شاید بتوان با جا انداختن اندیشه موج چهارم بتوانیم برنامه ای پرشی برای عبور سریع از  موج سوم و رسیدن به موج چهارم تدارک نماییم.

در حال حاضر در ایران دانشگاههای مجازی در حال شکل گیری است ولی در مــورد  ایــن مجازی سازی نیز کشور با مشکلاتی روبرو می باشد که می توان در زیر به چند مورد از  آنهـا اشاره کرد :

      1.         بخش شبکه های مخابراتی ما برای انجام این امر ضعیف میباشند.

      2.         در تهیه سخت افزار و نرم افزارهای مربوطه دچار ضعف هستیم.

      3.         به فنون همکاریها، مهارتها و اصول ارزیابی نیز باید توجه بیشتری شود.

      4.         درکل تمام موارد بالارا می توان در (IT) کشور خلاصه کرد که سیستم فنــــــآوری اطلاعات کشور درسطح ایده آل مجازی سازی نمی باشد.

نتیجه گیری :

با توجه به مطالب ارائه شده به نظر می رسد که سازمانهای مجازی از پتانسیل بـــالایی بـرای تبدیل شدن به ساختار رایج سازمانها برخوردارهستند. آنها می توانند به مشتریان، سریعتـــر و بهتر از رقبای خود به ارائه خدمات بپردازند و از این رو نسبت به رقبای خود از مزیت رقـابتی مطلوبی برخوردار خواهند بود.

امروزه سازمانها به سرعت به سمت مجازی شدن پیش می روند که این خود  بسیـــــاری از روشهای مدیریتی را تغییر خواهد داد. در سازمانهای مجازی دیگر افراد محدود به ســــاعت کاری مشخص در یک محل خاص نخواهند بود، دیگر افراد یک شغل عادی نــخواهند داشت بلکه همزمان در چند پروژه مختلف از حرفه های مختلف کار خواهند کرد.

مسلماً تکنولوژی اطلاعات نقشی اساسی در سازمانهای آینده ایفا خواهند کرد. اما نبـــاید این مطلب را از نظر دور داشت که ورود تکنولوژی اطلاعات به سازمانها تغییراتی را باعث خواهد شد و بهتر است که سازمانها رفته رفته خود را برای پذیرش تغییرات آماده کنندو به این ترتیب بتوانند در جهان تجارت آینده جایگاه مناسبی داشته باشند.

 

 

 

 

 

مراجع :

(۱)_www.imiorg.com

(۲)_www.sanaaye.com

(۳)_www.itiran.com

(۴)_www.iranitc.com

(۵)_www.iust.ac.ir.com

(۶)_www.google.com/virtual organization-the next economic revolution

(۷)_www.google.com/virtual organization from an economic prespective

(۸)_www.google.com/management support for globally operating virtual organization

ارسال نظر